Canal de reclamaciones

Qué es este canal

El canal de reclamaciones es el Sistema interno de información de Imora: el cauce para comunicar cualquier incumplimiento normativo, irregularidad o conducta contraria a la ética profesional detectada en el desarrollo de nuestra actividad, conforme a la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas.

El sistema ha sido aprobado por el órgano de administración de la empresa, que ha designado a una persona responsable de su gestión con autonomía e independencia, y cuenta con un procedimiento interno escrito que regula cómo se tramita cada comunicación.

Quién puede usarlo

Puede utilizar este canal cualquier persona con una relación directa con Imora, entre otras:

• Empleados y colaboradores: conserjes, controladores, técnicos y personal de administración.
• Clientes: comunidades de propietarios, edificios y centros comerciales que reciben nuestros servicios.
• Proveedores y subcontratistas: empresas y autónomos que colaboran con Imora.
• Candidatos y antiguos empleados: personas que hayan tenido o vayan a tener una relación laboral con Imora.

Qué se puede comunicar

A través de este canal se pueden comunicar hechos como:

• Incumplimientos legales: infracciones del ordenamiento jurídico laboral, de seguridad o medioambiental.
• Acoso o discriminación: conductas de acoso laboral, sexual o discriminatorias hacia cualquier persona.
• Irregularidades en el servicio: incumplimientos graves de lo acordado con una comunidad o edificio.
• Uso indebido de datos: tratamientos de datos personales contrarios a la normativa de protección de datos.
• Corrupción o fraude: sobornos, conflictos de interés no declarados o uso indebido de recursos de la empresa.

Cómo comunicarlo

Puedes presentar tu comunicación por escrito, a través del asistente guiado, detallando los hechos con el mayor detalle posible: qué ha ocurrido, cuándo, quién está implicado y si dispones de alguna evidencia. Puedes hacerlo con tu nombre y correo, para que te confirmemos que la hemos recibido, o marcar que prefieres no identificarte.

También verbalmente: puedes comunicarlo de viva voz escribiendo al correo del responsable del sistema para pedir que te llamemos, o solicitando una reunión presencial: si la pides, se celebra dentro de los siete días siguientes. De lo que se hable se deja constancia por escrito, o mediante grabación si tú lo autorizas, y en ambos casos se te ofrece comprobarlo, rectificarlo y firmarlo.

Garantías

La gestión de este canal se rige por las siguientes garantías:

• Confidencialidad: la identidad de la persona informante no se revela a terceros sin su consentimiento expreso, salvo que sea una obligación legal en el marco de una investigación judicial o administrativa, en cuyo caso se le avisa antes.
• Prohibición de represalias: no se admite ninguna forma de represalia —despido, cambio de funciones, exclusión de procesos, daño reputacional— contra quien comunique de buena fe, ni contra su entorno. Quien lo haga responde de ello.
• Acuse de recibo: se confirma la recepción de la comunicación en un plazo máximo de 7 días naturales, salvo que eso pudiera poner en riesgo la confidencialidad.
• Plazo de respuesta: la investigación y la respuesta se resuelven en un plazo máximo de 3 meses desde el acuse de recibo, ampliable a 3 meses más en casos de especial complejidad, avisándote de la prórroga y de sus motivos.
• Derecho a ser oído: la persona a la que se refieren los hechos es informada y puede dar su versión, con presunción de inocencia y sin que se le revele quién ha informado.
• Libro-registro: todas las comunicaciones quedan anotadas en un libro-registro confidencial, que solo se pone a disposición de la autoridad competente cuando lo requiera de forma motivada.

Canal externo

No estás obligado a usar este canal antes que ningún otro, ni a agotarlo. Puedes dirigirte directamente a:

• La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I.: el canal externo previsto en la Ley 2/2023, al que se puede acudir con o sin comunicación interna previa, y también de forma anónima.
• La autoridad autonómica que corresponda: las comunidades autónomas que hayan creado su propia autoridad de protección del informante son competentes en su ámbito.
• Las instituciones y organismos de la Unión Europea: cuando la infracción afecte al Derecho de la Unión.

Usar el canal externo no te hace perder ninguna de las protecciones de la Ley 2/2023. Si los hechos pudieran ser constitutivos de delito, la comunicación se remite al Ministerio Fiscal.

Protección de datos

El tratamiento de los datos de este canal se rige por la Ley 2/2023 y por el RGPD, con estas particularidades:

• Base legal: el cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c del RGPD), no tu consentimiento. Por eso no se te pide.
• Datos mínimos: solo se tratan los estrictamente necesarios para la investigación. Los que no lo sean se suprimen de inmediato, y no se conservan los que se faciliten por error.
• Plazo de conservación: los datos se conservan únicamente durante el tiempo imprescindible. Si a los tres meses de la recepción no se han iniciado actuaciones de investigación, la comunicación se suprime y solo queda constancia anonimizada en el libro-registro.
• Acceso limitado: solo accede a los datos la persona responsable del sistema y, en su caso, quien instruya el expediente; y el responsable de recursos humanos o el servicio jurídico cuando proceda adoptar medidas.
• Tus derechos: puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición en los términos de la política de privacidad, con la limitación de que no dan acceso a la identidad de la persona informante.

Contacto

Para cualquier duda sobre el funcionamiento del canal, o para pedir una reunión presencial: